济南市技师学院山东济南250032
摘要：高校档案电子化，正在渐渐地成为一种趋势。因为传统档案管理在学校中的种种限制，电子档案的优势显露无遣。这篇论文将关注传统档案的管理制度以及在日常使用中所显示出来的种种限制，来探讨为何电子档案能够超越传统档案在学校的行政管理工作中发挥自己的作用。
关键词：电子档案传统档案学校档案行政管理档案管理档案档案分类
一、简介
档案管理，一直是学校管理的一个重要组成部分。文书档案、教学档案、教育档案、会计档案、后勤档案等各式各样的档案均需要进行统一的管理。一方面，学校需要雇佣人力来进行档案分类、看管、调档等各类事务的管理。学校规模无论大小均需要进行相应的工作安排。当然，规模越大的学校对档案的依赖性就越大，便越需要更好地安排、协调档案管理工作。与此同时，电子档案管理在校园管理中的兴起，亦给档案管理工作带来了全新的可能性。在电子档案技术的对比下，传统档案管理在校园中应用的限制便显露无遣。
二、电子档案与传统档案管理制度的对比
首先，作为档案管理，无论是传统档案管理还是新兴的电子档案，都需要制度来进行管理，良好的制度是档案工作能够顺利进行的基础。而了解不同的传统档案管理制度，对于研究传统档案管理在学校的限制则有着很大的帮助。
档案管理，在学校一般被归类为行政工作。在一般的档案管理制度中，首先被要求的是一名档案负责人以及配备不同的档案室。在不同的学校，担任这项职务的人也不一样，在个别学校，这个位置可以是副校长兼任的。接下来，档案工作通常在学校都算作是日常管理工作，因此会被纳入学校工作的议事日程，纳入分管领导和档案工作人员的职责。甚至，在部分高校，档案管理工作会和教职工的KPI挂钩。与此同时，为了配合档案管理工作，学校还需要雇佣一批档案员、档案管理员，并且培训大家熟悉各类档案的存放、存档、操作流程等。
对比电子档案，需要的行政类的工作会少很多。首当其冲的，是对人员的需求会少很多。档案电子化了以后，在传统档案中进行基础存档、建档、调档、删档等操作均可以统一在电脑中完成。对于档案的看管，任务量也从看管各类繁杂的档案室变为了看管机房。因此，档案电子化，在这方面，势在必行。
通常情况下，学校的档案不会只有一种，对于规模较小的学校，存放档案将不会很麻烦。但对于规模很大的学校，譬如诸多综合类高校，各类譬如文书档案、教学档案、教育档案、会计档案、后勤档案等的各类档案便需要分开存放。而这些档案，全是可以升级为全电子档案的。在学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料的文书档案，完全可以使用电子数据来代替。使用电子数据来储存，使用电子索引来规划，来进行日常管理，不仅可以节约人力物力财力，对于行政效率的提升也是非常有帮助的。在教学活动中产生的教学档案，对学生管理而产生的教育档案，以及在财务工作中产生的各类财务档案（账单的保存不在此列），在学校基础建设中以及食堂、店铺等管理中产生的后勤档案，均可以因为使用电子档案而得到提升。
三、电子档案与传统档案在使用中的对比
在日常使用中，传统档案不仅会因用途、用法而区分，还会根据保存时间的长短而区分为不同的档案，譬如短期、长期、永久等。因此档案的种类事实上是非常繁多的，短期教学档案、长期教育档案等等。在传统档案管理中，操作这些档案，需要分门别类地摆放，手工编号、录入。无论如何安排，都是非常大、非常多的工作量。查找一份档案，耗时耗力，更不说，如果学校在档案中新增一项重要信息而更换一个新的表格，过几年再换一个等等。而在电子档案中，可以很轻松地修改而不影响之前的数据索引。在搜索资料的时候，传统档案需要根据不同的编号、年限等信息来进行检索。而在电子档案中，根据数据索引来进行搜索，或使用MYSQL语句（如果使用MYSQL作为数据库软件的话）可以高效、快速地检索出所有需要的信息。
另一点不同，是存放方式不同。对于规模较小、档案数量较少的学校，以及初高中等结构相对简单的学校来说，传统档案或许并不麻烦。但是对于高校来说，面对种类繁杂的档案，单一档案室可能并无法满足学校日常行政管理的要求。反观电子档案，无论档案种类多么复杂，无论档案数量多么巨大，都可以全部放到服务器中。更多的数据来了，添加服务器机组便是。
总结来看，传统档案在使用、存放等方面均存在着限制。在这里，可以想象一种情况：某2010级的学生去相应部门查找其在2011年的所有请假记录。在传统档案中，学校档案部门或者需要去翻阅该学生的档案寻找其请假记录，或者去所有请假记录中翻阅找到该学生的请假记录。通过一本本的记录来一个个地寻找，如果该学生请过各种病假、事假啥的，或许查找起来会费时费力。在电子档案中，只需要该学生的学号，便可以轻松提取出来所有的信息。
传统档案自身对效率、对行政管理的限制很多，因此大力推行电子档案、鼓励高校档案电子化也是势在必行的。