刘春梅山东省滨州市技术学院256600
摘要：在新形势下，提高高职学校档案管理工作，对提升高职院校教学质量、促进高职院校的良好发展有重要意义。本文通过对现阶段高职院校档案管理中存在的问题进行阐述，进而提出高职院校档案管理规范化发展路径，以期为高职院校建设作出贡献，使高职院校档案发挥出应有作用。
关键词：高职院校档案管理问题规范化
随着教育改革的逐步深入，高等职业教育也迎来新的发展机遇。高职院校快速发展的同时，配套管理成为制约其发展的瓶颈，而档案管理作为高职院校管理的一个重要环节，如何使档案管理更好地服务于高职院校建设，成为高职院校管理的重点与难点。
一、高职院校档案管理存在的问题
1.对档案管理重要性的认识不足。对档案管理重要性的认识不足，使档案管理工作长期处于学院管理的底层位置。高职院校现阶段将主要管理精力放在教学管理中，学科建设、学术研究、学生管理等工作是学院管理的重点，对待档案管理的态度则是需要时查阅，不需要时无人关注。陈旧管理制度下的档案管理，也不能发挥出档案资源的价值，在学院建设中，对档案管理的资源投入较少，管理人才滞后、管理设备落后等因素，严重制约档案管理的正常发展。
2.高职院校档案部门制度不合理。一些高职院校档案制度不健全，归属机构混乱，没有系统化，工作由各系部专兼职人员完成。由上至下的分层管理模式，对完成归档任务的下级部门人员的奖惩收效甚微，不能有效激发其积极性，消极怠工等都制约着档案规范化管理的进程。
3.对档案资源的利用率低下。现阶段高职院校档案管理中，档案资源只是作为被查询的资料，被动服务于高职院校建设，而档案管理的目标，是档案资源主动服务于高职院校建设。档案资源的利用率低还表现在档案资源的共享性差，区域内高职院校的档案管理工作各自为政，导致档案管理的重复建设，档案资源不能共享，使得档案资源的深层次价值不能更好地挖掘出来。
4.信息化程度较低。随着信息技术的广泛应用，高职档案管理的未来发展也必然以信息化技术为基础，实现档案管理的创新发展。借助信息技术构建的高职数字化档案克服了传统档案管理大空间、时间与数据分析效率低下的问题，实现了档案资源的高效整理。然而从当前大多数高职学校档案管理工作现状来看，显然很多院校没能实现档案的信息化管理，使档案管理的有效性缺失。
二、高职院校档案管理规范化路径
1.提高对人事档案管理重要性的认识。高等院校人事档案是教职工德、能、勤、绩的综合记录，是考察了解人员的重要手段，是发现人才、使用人才、预测及制定人才计划不可缺少的信息源泉，是落实待遇、澄清问题的凭证，是维护个人权益和福利的有力保障。只有加强领导，才能使档案机构健全，加大人力、物力、财力的投入，才能把档案队伍建设好，使人事档案工作与组织、人事工作密切结合、协调发展。要将人事档案管理纳入分管领导目标任务考核范围内，认真开展人事档案工作的研究、规划、布置和考核，并定期检查、指导人事档案工作。配备综合素质较高的专职人员，并注重专业管理人员的培养，提高其业务素质和信息处理能力。要从政治、工作、学习、生活等方面关心档案管理人员，使他们安心工作。
2.构建完善的档案管理制度
（1）要做到统一建档标准，保证所有收集的档案信息能够符合标准。（2）明确档案管理工作的具体内容。由于档案管理工作涉及的内容较多，应当明确所有内容，有效规范工作条例，保证工作开展的效果。（3）要划分档案管理的具体职责。
3．档案管理的信息化。档案管理的未来发展必定需要依托信息化的便利，只有不断改革传统档案管理，实现档案的数字化转型，合理配置档案资源，才能最大限度地发挥档案的功能。数字化档案工作的具体构建上，一方面，要从信息安全角度出发，做好档案安全管理，确保档案信息不发生威胁，通过安装安全等级更高的秘钥及防火墙，有效防止信息丢失与盗取;另一方面，应不断完善档案管理系统的功能，为用户提供更多的接口与服务端。
4.加强档案资源的利用，逐步实现人事档案管理规范开放化。目前，高职院校人事档案提供利用主要是面向组织，这种提供利用制度已与民主、公开、透明的现代法治精神不相符合。
新时代的人事档案管理应与时俱进，应以人为本，只要不属于保密范围的，个人应享有对自己档案的知情权。对人事档案信息数据库中的一些非保密的信息，可以向个人开放。教职工在提出个人申请，得到人事档案管理部门批准并授予权限后，可以在人事档案信息数据库中查看自己所需的信息，这样不仅能大大方便教职工，而且可增强教职工的档案意识，加强对人事档案管理工作的监督，使高职院校人事档案工作更好地为广大教职工服务。
参考文献
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