项目组织结构复杂性风险评估及其在协作型项目组合中的扩散机制研究

项目组织结构复杂性风险评估及其在协作型项目组合中的扩散机制研究

杜涛DuTao(南昌航空大学经济管理学院,南昌330063)

摘要:探讨项目复杂性与项目风险的关系并证明了项目的组织结构复杂性是项目的风险来源。以项目组织结构的复杂性作为项目内部风险的衡量标准,建立了基于组织结构复杂性并考虑规模因素的项目风险评估模型。分析了项目组合中通常存在的项目间的相互关系以及每一种相互关系对项目组合整体风险的影响。利用Logistic映射对协作型项目组合建立了项目组织结构复杂性风险的扩散模型,以定量刻画项目组织结构复杂性风险在项目组合中的扩散机制。最后对模型进行了仿真并根据仿真结果给出了降低项目组合风险的策略。

关键词:项目;项目组合;复杂性;风险

中图分类号:TU722文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)08-0084-04

0引言

如何正确地认识项目的风险来源并对风险的大小做出合理的评估,使项目能有效抵御风险,是项目管理者们在项目运行之前面临的主要问题。面对于实际问题的需要,学者们在风险来源的识别和风险大小的评估方面做了大量的研究[1-6],研究的对象涉及建筑、软件开发、电子商务等众多行业,研究成果给出了不同行业的项目风险来源并建立了多种风险评估方法。这些研究的成果为不同行业的项目管理者的风险管理提供了较好的思路指引和方法指导。

从目前的研究来看仍然存在着有待进一步讨论的地方,其中较为突出的一点就是大部分研究中都认为技术和市场是风险的主要来源,并就这两个方面建立评估方法。技术风险主要是考虑项目所采用的技术与外界的成熟技术相比是否落后,如果项目拟采用的技术处于先进水平,成本是否过高,项目团队是否有能力完成;市场风险则是考虑项目产品的性能是否能满足市场的需求,项目产品的规模是否符合市场规模。所以市场和技术两方面的风险均来主要来自于项目外部环境。从哲学决定论的角度来看,外部因素对事物的发展具有很大的影响,但并不是决定性因素,内部因素才是事物发展决定性因素。对项目而言,外部的需求和技术状况影响着项目的运行,但项目是否能成功达到预期目的,项目内部的运行效率问题才是关键,项目内部的风险是不能忽略的风险。对于风险的评估,通常会建立一套指标体系,然后通过专家的意见获取风险的发生概率和后果影响。这种评估模式目前较为普遍,但笔者认为主观性太强而使得应用面不广,而且实际中不易操作。如果能以项目自身的某一客观表现来反映项目的风险并利用客观数据评估其大小,那么这种风险评估模式既能较为客观,也比较容易实施,对于项目内部风险,项目复杂性的研究为我们提供了思路。

Mohan.V.Tatikonda和Stephen.R.Rosenthal[7]将项目复杂性定义为“一个项目所包含的任务的性质、数量以及范围”,而且认为对于产品开发项目而言,项目的复杂性特征主要体现在所使用的技术的相互依赖程度、项目目标对于开发者而言的新颖程度以及项目目标的困难程度,这三个特征都与项目的不确定性相联系,而且项目的复杂程度与项目的成果成反比关系。RajeshKumar[8]等研究了能源开发项目的复杂性,认为能源项目由于项目开发人员、政府、金融机构、设备提供商、子项目承包商以及项目股东等多个利益相关者存在,所以具有结构上的复杂性,而这种结构的复杂性又导致了项目开发人员与各方人员之间相互协商的复杂性,如果项目各方之间的协调出现问题,则很可能会在项目各方的风险分担方面产生障碍从而使得项目失败。蒋国萍和陈英武[9]对软件项目的复杂性及其计算方法作了探讨,认为软件项目的复杂性有两大来源,一是环境的复杂性如用户组织结构的复杂,用户对软件项目的理解和支持以及应用环境的复杂性等。二是软件项目的产品-软件本身的复杂性,这种复杂性主要是软件结构的复杂性和算法的复杂性。Willams.T.M[10]认为项目的复杂性来源于项目的结构复杂和不确定性。这些研究表明,项目的复杂性不仅都是由于项目任务、组织结构以及项目相关利益者的众多而产生,更为重要的是这种复杂性都会影响到项目的实施而带来风险,而且项目组织结构的复杂性被认为是项目复杂性的组成部分之一。项目组织结构的复杂与否是项目本身的一种特征,是一种外在的表现,但这种外在表现的实质是一种风险。因为如果组织结构复杂或者臃肿,各部门的协调性差,那么项目运行就可能会显得无序,好的技术人员、充分的财务资源会被大量的无效行为所消耗,这种现象在实际中是较为普遍的现象,虽然这种情况与工作人员的素质有密切关系,但与组织结构不无关联。因此我们认为组织结构是项目内部产生风险的一个来源,这种风险可能并不像技术、资源等那样被项目管理者所认识、重视,但是客观存在的。因此,我们用组织结构的复杂性作为项目内部风险的衡量尺度并对其定量化。

当单个项目扩展为多个项目的项目组合时,每个项目的实施都涉及到人、财、物等多个方面,项目之间还可能在这些方面相互交叉影响[11],所以研究个体风险与组合风险之间的关系对于认识项目组合整体的风险是必要的。目前对于个体与组合的风险关系的研究成果主要集中于金融投资(如股票、证券)组合领域,由于金融投资的风险主要来自于市场的波动,服从一定的概率分布,所以金融投资组合风险的研究均以概率论作为方法基础,研究具有成熟的方法论指导而且成果也较多。对于实体项目的风险而言,除了市场风险,其它诸如技术、组织结构等风险不具备服从概率分布的条件,如何定量刻画项目个体风险与项目组合风险的关系就成为一个难点,关于这方面的研究目前也较少。鉴于此,本文以项目组织结构复杂性风险为对象,利用logistic映射刻画项目个体的组织结构复杂性风险在协作型项目组合中的扩散机制,以期能为项目个体与项目组合的风险关系的研究提供一个思路。

1基于组织结构复杂性的项目风险评估

由于复杂性在管理中的研究历史并不长,关于管理复杂性的计算也主要集中在企业管理系统度量这一层次,所以对于项目复杂性目前也仅仅是一些概念和定性的描述,具体的计算方法目前较少,能查到的相关文献也仅有文献[9]。

在对企业系统复杂性的度量中,陈忠等[12]认为作为复杂度的一个基本方面,复杂度在一定程度上可以不确定性的测度即熵(Entropy)来表示,同时指出复杂模型难以建模和求解,因此利用容易获取的宏观量的宏观综合方法来度量组织的复杂性更具普适性,而一个非常重要的宏观量就是熵,所以利用宏观信息熵来处理复杂系统具有广泛的适应性。在复杂性计算中,宋华岭等做了较多的研究。他们定义了管理熵,提出从管理信息、功能和结构三个维度来讨论企业管理系统的复杂性,以熵作为管理系统复杂性的度量,定义了管理力和管理功,并在此基础上建立了企业系统在三个维度上的复杂性的度量模型以及整体复杂度度量模型[13]。这些模型主要根据于力学和物理学中的“力”和“功”的内涵将管理系统的复杂性视为管理者的管理力和管理功的结果,并利用“力”和“功”计算方法来建立管理系统复杂性的计算模型。此外,他们将理论应用到了煤炭企业中,对煤矿生产工艺的复杂性以及煤矿生产系统的结构的复杂性建立了定量化计量模型[14,15]。从这些研究来看,对于企业复杂性度量主要是针对管理系统的复杂性,其度量方法主要是利用系统的熵来反映系统的有序程度,从而衡量管理系统的复杂程度。

组织结构的复杂性是管理系统复杂性的一个方面,对项目复杂性的研究也指出了项目组织结构的复杂性是项目复杂性的主要来源,所以对于项目的复杂性的计算,组织结构复杂性是一个必要的计算量。文献[15]建立管理系统组织结构复杂性的计算方法,这种方法是针对企业的组织结构而言,而且是就复杂性本身而言,没有将复杂性看作是风险源。对项目而言,规模(一般以投资额度衡量)与风险是密切相关的,相同的风险值,规模大的项目的风险往往也被视为高于规模小的项目。所以我们在文献[15]的计算方法的基础上加入规模因子,即将多个项目的规模加总,然后将各个项目的规模除以总规模,就得到各个项目的规模因子,以体现“大投资,高风险”这一逻辑。以Wi表示利用文献[11]计算出的项目i的组织结构复杂性熵值,以Fi表示项目i的投资规模,则基于组织结构复杂性的项目i的风险评估模型Ci为:

(1)

2项目组织结构复杂性风险在协作型项目组合中的扩散机制

2.1项目组合中项目间风险的相互影响对于项目组织结构的复杂性,每个项目都有相对独立的组织结构,所以单从组织结构本身而言项目的组织结构的复杂性是没有相互影响的。但是正如前文所述,组织结构的复杂性的实质是项目风险,而风险是会在项目间相互影响和传递的,所以由于组织结构的复杂性带来的风险会由于个体之间的相互影响而在组合中扩散、传播。但组合的风险与项目个体的风险的关系是怎样的呢,是项目个体的风险之和还是等于组合中项目风险的最大值,或者是其他的关系,这些问题都是值得进一步讨论的。

项目间的影响不同,对项目组合带来的风险也是不同的,所以要评估由于项目个体之间的相互影响而对项目组合带来的风险,首先就需要明确项目间可能存在的影响关系。郭鹏等借鉴生物种群的相互关系对项目间的相互影响作了分类,得到了一个较为完备的分类集[16]。这个分类集将项目间的相互影响分为三类:一项目间相互合作而得以完成,项目间具有上下游关系,称为协作型项目组合;二是项目间相互竞争相同资源、技术或者市场,称为竞争型项目组合;三是项目间不存在共同的资源、技术或者市场,基本上没有影响,称为无关型项目组合。下面分别探讨三类项目组合中项目个体的相互影响对项目组合整体的风险产生的影响。

2.1.1协作型项目组合中项目的相互影响协作型项目组合中项目的在产品或者信息方面发生了直接作用,也就是一个项目的产品或信息是以其下游项目的产品和信息为基础,上游项目的产品数据、成本以及工期等方面都会直接影响下游项目的产品转换过程,因此,我们不能认为项目之间由复杂性带来的风险是相互独立的。从实际的角度考虑,如果项目的产品数据与下游项目的需要有一定但合乎规定的差距,下游项目将上游项目的产品作为输入的话,那么下游项目所受到的影响不会是上游项目产品数据本身的差距,而可能比这个差距更大,这样就可能造成下游项目产品合格但上游项目以此为输入的产品却不合格。当然如果两个项目之间具有较好的协调性的话,比如相互之间订立了一致的标准,相互建立了良好的对话机制,那么这种差距也会由于良好的协调性而被消除。由此我们认为,协作型项目组合的复杂性及其风险来源于两个方面:一是项目个体本身的复杂性;二是项目之间的协调性。项目个体的复杂性越大,那么会造成项目组合的复杂性越大;二项目之间的协调性越好,项目个体的复杂性也可能被抵消而使项目组合的复杂性降低。

2.1.2竞争型项目组合中项目的相互影响竞争性项目之间的主要影响来自于对资源和市场的争夺,也就是对项目资源的输入和项目产品的输出的竞争,而在项目内部转化过程,即把项目资源转换为项目产品的过程中是没有相互影响。前文已说明,项目组合中项目个体的组织结构的复杂性是项目个体的外部特征,并不会直接在项目之间相互作用的,而是通过由此形成带来的风险而相互影响。这种风险带来的后果可能是产品数据的混乱,成本的增加,工期的延长,因此,风险的后果主要是在内部转换过程中形成的并影响内部转换过程。而从管理角度来讲,项目组合中项目的管理是相对独立的,只有当各项目在内部转换过程中存在相互影响时,项目的风险才会传递和扩散。竞争性项目组合的项目个体产品之间并没有相互连接,也就是说一个项目的产品转换过程与另一个项目没有直接联系,因此我们认为竞争性项目组合的项目个体的复杂性所产生的风险并不会在其他项目中传递或放大。但组合中项目的复杂性并不是没有影响的,项目组合中的每个项目的收益和风险都对整个项目组合的收益和风险产生贡献,而在竞争性项目组合中,项目之间在产品生产过程中没有上下游的关系,那么规模越大,收益越大的项目的收益的确保,风险的控制对于整个项目组合的收益和风险越重要。所以我们认为竞争性项目组合的复杂性主要取决于项目的规模,也就是说,识别项目组合中规模最大的项目的复杂性并采取措施降低其复杂性是控制项目组合整体复杂性的关键。

2.1.3无关型项目组合中项目的相互影响由于无关型项目组合中项目之间在产品生产过程中也没有直接的关系,所以无关型项目组合的复杂性也类似于竞争型项目组合的复杂性。

2.2基于Logistic映射的项目组织结构复杂性在协作型项目组合中的扩散机制协作型项目组合包含了具有上下游关系的多个项目,每一个项目既是下游项目的客户,也是上游项目的服务者,互为因果关系,因此风险会在项目之间传递甚至扩散。由于项目在产品、信息方面的相互传递,每个项目的产品都会被其下游产品的所影响并影响其上游产品,所以一个项目的复杂性小的改善或者恶化通过在组合中的传递可能会引起整个组合的复杂性的改善或者恶化,项目组合的输出对输入敏感,会产生蝴蝶效应。作为社会经济子系统,项目及其组合是开放的,项目的运行要与外界(包括项目组合的其他项目)进行物质和信息的交换,同时环境的变化所带来的经营机遇、经营目标和核心资源的变化也会给项目及项目组合产生不确定性,由于市场是不可逆的,所以项目变化也是不可逆的。由此可以看出,合作型项目组合具有多要素、多层次、不确定等特征,其复杂性必然会对项目及项目组合的实施产生深刻影响。

任佩瑜等[17]提出管理耗散和管理耗散结构的概念,并给出了管理耗散结构的前提条件。从这些前提条件来看,协作型项目组合是典型的管理耗散结构,耗散是与“开放”相对应的,开放系统之所以更为复杂,原因在于它既要考虑系统内部,又要考虑系统外部,因而这类系统中产生混沌往往更为容易。Logistic映射是一维非线性映射,这种映射在研究耗散结构中的传递和扩散作用具有普遍而且广泛的适应性。因此,本文采用Logistic映射描述协作型项目组合中项目个体由于组织结构的复杂性而产生的风险在其下游项目中的扩散作用,进而提出合作型项目组合的动态风险模型。

系统演化是驱动力与耗散力相互竞争的结果[18],所以影响项目组合组织结构复杂性的的不仅仅是各项目内部复杂性,项目之间的协调性也是形成整个组合复杂性的关键因素,每个项目的复杂性也不仅取决于其内部的复杂性还要受到上游项目的复杂性的影响。因此我们认为在合作型项目组合中,复杂性是按照信息、产品在各项目中的传递流程扩散的。

设协作型项目组合中有n个项目在产品或者信息存在相互传递,产品或信息顺序通过n个项目。第i个项目的组织结构的复杂度为ei,总复杂度为En,由Logistic映射:

xn+1=uxn(1-xn)(xn∈(0,1),u∈(0,4),n=1,2,3……)(2)

可得项目i的复杂性在第i+1个成员中的扩散量为:

di=uiEi(1-Ei)(3)

第i+1成员的复杂性为:

Ei+1=ei+1+di=ei+1+uiEi(1-Ei)(4)

由于项目个体的复杂性是逐级扩散的,所以协作型项目组合中项目组织结构复杂性风险的扩散为:

En=en+dn-1=en+un-1En-1(1-En-1)(n=2,3,4……)

E1=e1(5)

对(5)有:

①ei(i=1,2,3,……n)是大于零的实数并且可以利用文献本文第2节的方法计算。

②本文的主要目的是探讨项目的组织结构复杂性潜在的风险在项目组合的传递和扩散作用,因此只考虑组合中项目产品或者信息的传递过程顺序的上下游项目的复杂性之间的关系,处于同一层次的项目之间的复杂性的计算由于没有直接的相互影响,所以可以通过加和方式来完成,在此不做详细论述。

③u是一个具有现实意义的重要的参数,其含义和计算方法在下文中详细讨论。

u是描述上游项目组织结构的复杂性在下游项目中的扩散的参数。而这种扩散的存在是由于合作所产生的。项目组合中的项目个体是为了实现共同的目标和利益而进行合作,项目之间的关系是否协调对项目组合有着重要的意义。如果项目之间合作不协调,即使每个成员的复杂度都很低也可能提高项目组合整体的复杂度;相反,如果成员之间协调性好,那么项目内部的复杂度会在成员之间良好的协调中得以抵消。协调度是指系统之间或系统要素之间在发展过程中和谐一致的程度,描述了系统内部各要素或子系统间协调状况的好坏,体现系统由无序走向有序的趋势。从协同论的观点来看,系统走向有序的机理不在于系统现状的平衡或不平衡,也不在于系统距平衡态有多远,关键在于系统内部各子系统间相互关联的“相互作用”,它左右着系统相变特征和规律,协调度正是这种系统作用的量度。所以此处将u定义为项目组合内相互作用的项目间的协调度。

相互作用的成员构成了一个二元系统。二元系统协调度的计算是通过两者之间的输入、输出关系来界定的。如果成员A的输出是成员B的输入,则AB之间的协调度[11]为:

(6)

为避免协调度为无穷,规定二元系统的协调度在(0,1)内取值,即令当(6)中的分母为零时协调度为1,分母最大时为零。式(6)是一个概念性的公式,具体的计算方法可文献[19]。

从(4)看出,影响项目组合的复杂度En的因素包括ei和ui。由于实际中的项目的复杂度可能出现[0,1]内的任意值,所以讨论每个项目复杂度与En之间的关系是没有意义的,而探讨ei之间和ui之间的差异对En的影响则能对实际中项目组合的构建和复杂度的降低提供参考;另一方面,在处于项目组合的最下游成员对其下游项目的影响,其复杂度会在组合中的所有项目中传播并影响En,因此探讨最下游项目的复杂度大小与En的关系是有必要的。

2.3仿真以包含10个项目的协作型项目组合为例

以向量:c1=[0.2,0.21,0.21,0.19,0.2,0.195,0.21,0.21,0.21]表示ui的差异较小,极差不超过0.01

以向量:c2=[0.1,0.002,0.9,0.8,0.03,0.5,0.001,0.05,0.73]表示ui的差异较大,而且没有任何分布规律。

当ei差异较小,极差不超过0.02时时分两种情况:

(1)e1较大,以e1=0.7为例。以向量:v1=[0.7,0.71,0.72,0.715,0.71,0.72,0.716,0.72,0.71,0.7]表示e;

(2)e1较小,以e1=0.002为例。以向量v2=[0.002,0.002,0.018,0.0019,0.0021,0.0022,0.0018,0.0019,0.0017,0.0018]表示e。

当ei差异较大时同样分上述两种情况:

(1)e1较大,以向量v3=[0.7,0.001,0.03,0.051,0.15,0.08,0.007,0.045,0.015,0.15]表示e

(2)e1较小,以向量v4=[0.002,0.001,0.03,0.051,0.15,0.08,0.007,0.045,0.015,0.15]表示e

对上述的u、v两两组合,进行模拟得到表1的结果。

1)在各种组合下,协作型项目组合的风险普遍比组合内各项目的风险大。2)从组合(1)、(5)得出:如果协作型项目组合内每个项目的风险较大时,那么无论项目之间的协调度好坏与否,都会使项目组合的风险增大;3)从组合(3)、(4)、(7)、(8)得出:在各项目之间的协调度相同的情况下,协作型项目组合风险的演化会趋于定值,e1的大小对En没有影响;而在ei相同时,组合内各项目之间的协调度不一致时的En(0.3184)较成员的协调度一致时的En(0.1552)大。4)在所有的组合中,组合(2)即当项目内部风险较小,项目之间的协调性较好时项目组合的En最小;

此外,在仿真中还发现,改变前6个ei或者ui时,协作型项目组合的En均趋于定值,而以相同幅度改变第6个以后的某个ei或者ui时,组合的En都会发生变化而且变化的幅度愈来愈大。

ei是各项目的内部行为,作为协作型项目组合而言是无法控制的。而ui则是项目组合整体行为,是投资主体能够采取措施降低的。因此对整个项目组合而言ui是一个重要因子。在项目组合的风险最小的组合(2)中固定e,变化ui,测试En得到表2的结果。

当ui在区间(0,3.0)内取值时,En随ui增大而增大;当ui大于3.0时,En的变化不再具有规律性甚至出现负数。

由此可见协作型项目由于成员项目个体的复杂性在组合内部扩散使得项目组合的风险具有动态性,从而使得组合较单个项目更为复杂。

从仿真结果得知,要降低协作型项目组合整体的风险,需要降低各个项目的风险和提高项目之间的协调度,并且项目之间的协调度要一致。

对于项目个体的风险,项目组合虽然是一个投资主体,但各个项目的运行和管理是相对独立的,投资主体不会对各项目的风险直接控制,因此可以在构建项目组合时对各项目设计相近而且复杂性较小的组织结构。对于成员之间的协调度则是投资主体可以采取措施控制的。从协同论的观点来看,系统整体要得以存在和保持,就不能让其中的各个组成部分独立地各行其是,而要求它们相互配合,协同工作。一个好的系统必须包容和代表各个成员的利益,为他们提供所需要的东西和“保护”。而对于成员来说,只要还“生活”在这个系统之中,要得到系统的“保护”和其他成员的支持,就必须服从系统给与的约束,接受其他成员的作用。所以,要降低协作型项目组合的复杂度,则应当:

(1)首先就要为项目组合制定共同认可和遵守的“公约”,如果有谁违反就要受到相应的惩罚,这样使项目组合中的各项目的行动方向趋向一致,避免由于各项目之间的协调度不一致导致项目组合风险加大。

(2)各项目为实现投资主体的利益最大的目标而组合,项目之间并不是简单的供求关系而是利益共同体,相互间的信任、共同的信念是项目组合得以维系的根本。所以作为项目组合的投资主体应着力建设企业文化并使这些文化能在项目的实施过程中起到团结协调的作用。

(3)合作型项目组合中各项目之间会产生信息、物质甚至人员的交换和流动,因此如果各项目在地理上是分散的,那么就须要建立低成本,快速的物流系统,高效实用的物流方案,降低成本,提高效率。

(4)充分利用通讯和计算机技术建立通畅的信息交流平台,并将各项目的信息归结到投资主体所能掌握的一个平台上,这样就有利于各项目的信息交流的通畅,避免由于信息表达形式的不同而引起误解,同时也有利于主体及时了解各项目的运行情况。这也是目前企业中做得较多的信息化工作。

3结论

项目风险不仅仅包括技术、市场等外部影响因素,项目内部的运行效率是项目达到预期目的的决定性因素,因此对于来自不能忽略项目内部的风险。项目的组织结构的复杂性虽然是项目自身的一种外在表现,但这种外在表现会对项目的运行效率产生影响,因此将项目组织结构的复杂性作为项目的一个风险是有必要的,同时以组织结构的复杂性作为这种风险的度量方法也能使风险评估定量化。对于项目组合而言,项目间的相互影响不同,项目组合的风险也就不同,尤其是对协作型项目组合而言,组合中的项目个体的组织结构复杂性风险会在组合中传递、扩撒,项目组合具有耗散系统的性质,所以用Logistic映射反应协作型项目组合中项目组织结构复杂性风险的扩散机制是适当的,当然这种定量刻画是否精确还有待进一步研究。

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