(广东电网有限责任公司东莞供电局广东省东莞市523000)
摘要：近些年，随着信息技术、网络技术和计算机等相关技术的突飞猛进的进步，带动了各行各业的经济发展，发展历程加快，这也代表着手工档案将会被取代，档案的信息化将成为发展的必然趋势，这将是档案事业发展的一个具有战略性和全局性的工作，这也将会为档案的保存和查阅带来许多便利和弊端，本文主要是针对档案信息化的建设、优缺点、保存进行论述和分析。
关键词：档案；信息化；建设；发展
我国已经对档案信息化进行了明确的规定，如《全国档案信息化建设实施纲要》，已经把档案信息化纳入了信息化建设的总格局，加快档案的数字化、管理的标准化同时与信息网络化并行。国家进入信息化的一部分包括档案的信息化建设，在我国经济和信息流通迅速的今天，档案管理应该跟上时代的发展，将档案信息化作为一个契机共享资源的同时也可以保护环境，实现对资源的合理利用和分配。
1.档案信息化建设的重要意义
随着信息化的不断发展，特别是以互联网作为代表的时代已经到来，档案管理的现状已经不能适应现阶段各行各业的发展，信息技术的推广将加快电子商务的进程，使得档案信息化的进程成为必然。只有改变传统的档案保管、检索方式、利用，建立合适的档案管理现代化的模式，才可以有效的避免档案管理脱离社会的需要，这样也避免了档案保管成为纯粹的图书保管机构，只能进行收藏不能有效的借鉴过去和查阅，提高档案管理的工作效率，对企业的发展也是有很大帮助的。
1.1可以节约大量的人力物力
在电力行业，档案的保管主要有科学技术、计划统计、物资管理、经营销售和各部门的人人员档案等，每天每个月都在产生大量的数据需要进行存档，所以如果这些都是通过传统的方式对档案进行管理，每天的档案都是非常琐碎且重要的，都需要大量的人力物力财力才能更好的进行存储，人为的对档案进行存储和保管是存在一定差错和风险的，这在很大程度上就造成了档案的不准确性，基础的保管出现了错误，在以后的档案保管上就成为了一项没有意义的工作。计算机网络的出现，为档案的归档提供了一个很便捷的管理方法，成为提供信息利用的快速途径，同时也避免了立卷、归档、检索查找的困难，减轻了档案保管人员的工作强度，同时也提高了工作的质量和检索的速度，为企业节约了大量的资源。
1.2可以提高档案保管的服务质量
对档案进行收藏和管理的主要目的就是为以后的使用者进行查找和使用，加强电子档案的管理，资源信息实现电子化，对档案使用者提高了服务的质量。电子档案的最主要特点就是实物资料的信息化，原始档案能够集中在计算机存储介质上存储，然后利用网络进行使用和传播，信息使用者可以通过网络就能够对信息进行海量快速的筛选，是档案管理工作充分发挥出应该有的经济效益和社会效益。
1.3可以满足使用者多样需求
社会在不断的进步，档案的使用者需要也在呈现多样化，使用者不但需要文字资料还需要呈现出原始图像或者是视频等，传统的档案管理方式并不能满足现代人们的多方面需求。电子档案的另一特点就是可以保证储存档案的多样性，随着社会发展和人们的生活不断变化，这两者之间呈现这动态的变化，档案信息化建设可以满足这一多样化的需求。
2.档案信息化建设存在的问题
2.1缺乏管理档案信息化建设的人才
人才是社会发展、科技进步的原动力，同时也是档案信息化建设的关键因素，根据国家相关部门的统计，关于现代化信息人才的供不应求，出现了失衡的现象。由于我国在很长的一段时间内都是传统的手工对档案进行归档，又因为关于档案保管的人员都是些年龄普遍较高的人，这导致档案的保管人员的素质普遍偏低，职业资格认证制度也不是很完善，对工作人员的从业水平要求不够明确。这些问题都会制约着档案管理与时代的进步脱节，原有的管理方式已经不适合现阶段时代的进步要求，这就要求档案的管理人员有较高的职业素质。
2.2企业管理层对档案信息化建设不够重视
企业管理层主要抓的就是销售和生产，总结起来就是跟企业业绩直接相关的部门，对档案的信息化的认识浅薄，对档案的管理忽视，甚至是轻视档案管理的工作，没有给予充分的认识，在政策和资金支持上也是相对保守的，这就在很大程度上阻碍了档案信息化的建设。对于高要求的档案信息化建设需要资金和设备的双向支持，比如：计算机、磁带机、磁盘阵列和扫描仪等，这些都是硬件，需要高质量的要求，才能对档案信息化建设起到安全保证作用。基础设施的不完善，使得档案信息化的进程差强人意，很多资金并没有用到关键问题上，有时甚至出现不匹配的设备以及企业不及时更新硬件和系统，这些都会造成档案信息化建设的推进变缓慢。
2.3档案部门的对存储介质管理不到位
档案信息化建设离不开档案管理部门的管理，甚至是管理系统的不完善，使得各种信息的存储错误或者丢失，档案录入工作或者归集工作没有及时完成，然而管理人员也没有检查，有时更严重的会近半年不更新。另外介质存储是受到多方面影响的，档案管理人员应该注意存储介质的保管和使用注意事项，及时备份或者更新，以便于推进档案信息化的建设。
3.推进档案信息化建设的对策
3.1加强档案信息化人才的建设
档案信息化是需要不断完善和优化的过程，是需要依赖于建设档案人员的素质的提高。档案工作是有很强的应用性的，企业应该培养档案的信息化管理人才，这就必须要对档案从业人员进行定期的继续教育学习，让他们掌握最新的信息知识和技能，来不断满足档案管理信息化的需求。档案信息化管理的主要内容是计算机技术的使用，档案工作人员必须熟练的掌握和运用计算机相关知识和现代化的办公软件和设备，对电子文件新型制作、使用、维护。
3.2企业管理层加强档案信息化建设的意识
电力企业加快档案信息化的建设首先需要得到企业管理层的重视，这就需要企业管理层自身及时更新信息化知识，不断加以丰富和提高。只有提高大家对档案建设的信息化认知，才能够确保电力档案信息化的稳步实施。另外，电力企业还应该引进相关档案信息化建设的人才，对企业人员进行培训，促进档案管理人员掌握必要的信息管理技能与理论知识，从而满足档案现代化的建设的基本需求，为企业的档案信息化建设奠定了一个良好的开端。领导层加强重视，并宣传档案信息化建设的重要性，使相关部门加强对其的认识的重要性。将档案信息化建设纳入企业日常工作之一，这样才能够有效的提高工作效率和服务质量。
3.3企业加大软硬件设备的投入
对于电力企业来讲，属于规模较大的企业，由于规模较大，日常工作有着自身运营的特点，所以在档案管理上也是有着一定的特殊性，电力企业应该根据自身企业的特点来研发专门的档案管理软件。目前，电力企业对档案实施信息化建设，最主要的就是加强信息化基础设施的建设。电力企业的基础设施比较老化，跟不上现阶段软件开发和使用环境的应用，所以电力企业需要增加专项资金的投入，为其配备匹配的软硬件设备，这样才能够保证电力企业档案信息化建设能够很好落实。值得注意的一点是，电力企业在使用档案管理软件时，应该结合企业的实际情况，确保能够保证档案信息化建设的快速发展。
3.4对软硬件设备进行定期维修及保管
由于信息化软件设备受到很多因素的影响，所以需要企业配备相应的技术人员，对其进行定期的维修和检查，对于专门储存档案的软硬件，应该定期进行自动备份，企业应该配备一些稳定性较强的存储介质，定期对其进行备份存储，以免由于一些不可控因素导致硬件崩溃，导致企业的信息丢失，对企业的发展造成影响。
结语：
本文主要是对企业档案信息化建设进行研究，针对电力企业进行特殊研究，阐述实行档案信息化建设对企业建设的重要性，并针对目前电力企业普遍存在的问题进行研究，最终提出解决方案。
参考文献：
[1]刘茂成.企业档案信息化应用量化考核实践[J].中国档案，2016.
[2]朱阳.浅析信息化时代档案管理发展现状及对策研究[J].信息化建设,2016.